Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung in plancraft behältst du ganz einfach den Überblick über alle Arbeitszeiten – egal ob im Büro oder direkt auf der Baustelle. In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Mitarbeitende ins Team holst, Zeiten erfasst, bearbeitest, Fehlzeiten dokumentierst und beispielsweise auch die Zeiten exportieren kannst. 

Du erfährst auch, wie die Zeiterfassung auf der Baustelle über die mobile App erfolgt. 

Wenn du zu einem bestimmten Thema eine gezielte Frage hast, kannst du einfach auf die passenden Links in den einzelnen Abschnitten klicken – so findest du schnell genau das, was du suchst.

Zeiterfassung im Büro 

• Mitarbeitende zum Team einladen

• Arbeitszeit erfassen

• Fehlzeiten erfassen

• Krankheit während Urlaub oder Bildung

• Anzeige von Feiertagen

• Zeiteinträge individualisieren

• Zeiten bearbeiten

• Zeiten exportieren

Zeiterfassung auf der Baustelle

Zeiterfassung im Büro

In diesem Artikel erfährst du, wie du Arbeitszeiten und Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden in der Büroanwendung erfasst und verwaltest.

Mitarbeitende zum Team einladen

Damit deine Mitarbeitenden vor Ort Zeiten erfassen können, benötigen sie Zugang zur mobilen App. Gehe in der Desktop-Anwendung wie folgt vor:

1. Öffne "Einstellungen".
2. Klicke auf "Neuen Nutzer einladen".
3. Gib die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein.
4. Wähle die Rolle "Mobiler Nutzer".
5. Klicke auf "Einladen".

 

Arbeitszeiten erfassen

So legst du einen neuen Zeiteintrag an:

1. Wechsle zum Menüpunkt "Zeiten".
2. Klicke oben rechts auf "Neue Zeit".
3. Fülle diese Felder aus:
   Datum: standardmäßig heute
   • Start- und Endzeit
   • Pausenzeit
   • Projekt: wähle ein Projekt oder "Kein Projekt"
4. Beschreibe kurz, was gemacht wurde. Kläre im Büro, welche Details für die Auswertung wichtig sind.

Warnung: Jeder Eintrag vom Typ "Arbeitszeit" oder "Fahrtzeit" benötigt eine Projektzuordnung. Ohne Projekt lassen sich Buchungen nicht korrekt für Rechnungen oder Nachkalkulation verwenden.

 

Fehlzeiten erfassen

Du kannst folgende Abwesenheiten anlegen:

• Krank
• Urlaub
• unbezahlter Urlaub
• Schlechtwetter
• Bildung
• Kurzarbeit
• Feiertag
• Sonstiges

Für Urlaub, unbezahlten Urlaub, Krank und Feiertage wähle, ob du einen ganzen Tag oder einen halben Tag einträgst. Das System berechnet automatisch die Stunden gemäß Arbeitszeitmodell.

Für Schlechtwetter, Bildung, Kurzarbeit und Sonstiges hast du zwei Optionen:

• Ganztägig: Das System nutzt die Stunden aus dem Arbeitszeitmodell. An freien Tagen werden keine Stunden ausgewiesen.
  
  
• Stundenweise: Deaktiviere die Ganztags-Option und gib Start- und Endzeit selbst ein – auch an Tagen ohne normale Arbeitszeit.

 

Krankheit während Urlaub oder Bildung

Du kannst Krankheitstage während Urlaubs- oder Bildungs-Einträgen einfügen. Der ursprüngliche Eintrag wird automatisch überschrieben und gelöscht. Das erleichtert dir die Arbeit, wenn deine Mitarbeitenden sich im Urlaub oder während der Bildungszeit krank melden.

Anzeige von Feiertagen

Feiertage werden mit der im Arbeitszeitmodell definierten Stundenzahl angezeigt. So ist der Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit korrekt. Dies ermöglicht einen korrekten Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit.

 Zeiteinträge individualisieren

Über das Beschreibungsfeld kannst du zusätzliche Angaben machen, zum Beispiel:

• Entfernung zur Baustelle
• Spesen
• Kindkrank
• Arztbesuch

Sprecht euch am besten im Unternehmen ab, welche Kürzel oder Hinweise ihr verwenden möchtet. 

 

Zeiten bearbeiten

Du kannst bei Bedarf Zeiteinträge aller Mitarbeitenden bearbeiten. Nach einer Bearbeitung kannst du diesen Eintrag in der mobilen App nicht mehr ändern. Mitarbeitende dürfen in der mobilen App nur Zeiteinträge ändern, die höchstens vier Wochen alt sind.

Zeiten exportieren

So exportierst du Zeiteinträge:

1. Wechsle in die "Zeitenübersicht".
2. Stelle über Filter ein, welche Einträge angezeigt werden (zum Beispiel Mitarbeiter und Monat).
3. Klicke oben rechts auf "Zeiten exportieren".
4. Wähle "Excel" oder "CSV".

 

2. CSV nachträglich in Excel importieren

In diesem Abschnitt erfährst du, wie du eine exportierte CSV-Datei in Excel importierst, um Zeiten nachzubearbeiten.

1. Öffne in Excel eine neue, leere Arbeitsmappe.
2. Gehe zu Daten und klicke auf den Pfeil neben Daten abrufen.
3. Wähle Aus Text/CSV.
   
4. Suche deine exportierte CSV-Datei und wähle sie aus.
5. Im Import-Dialog:
   

   - Als Dateiursprung wähle Unicode (UTF-8).

   - Setze das Trennzeichen auf Semikolon.
   
   
6. Klicke auf Fertig stellen, um die Daten in die Arbeitsmappe zu übernehmen.

 

Zeiterfassung auf der Baustelle

In diesem Artikel erfährst du, wie du in der mobilen App Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfasst und übersiehst.

Arbeitszeiten erfassen

So legst du einen neuen Zeiteintrag an:

1. Tippe unten in der Navigationsleiste auf "Zeiten".
2. Tippe oben rechts auf "Neue Zeit".
3. Fülle folgende Felder aus:
   • Datum: standardmäßig heute
   • Start- und Endzeit
   • Pausenzeit
   • Projekt: wähle ein Projekt oder "Kein Projekt"
4. Gib eine Beschreibung ein, z. B. kurz, was du gemacht hast. Kläre im Büro, welche Details für die Auswertung wichtig sind.

Warnung: Jeder Eintrag vom Typ "Arbeitszeit" oder "Fahrtzeit" braucht ein Projekt. Ohne Projekt können deine Kollegen später nicht korrekt für Rechnungen oder Nachkalkulation rechnen.

Hinweis: Wenn ihr die Plantafel nutzt, kannst du in der Einsatz-Ansicht direkt deine Zeit erfassen. Dann ist das richtige Projekt schon direkt ausgewählt.

 

Abwesenheiten erfassen

Neben der regulären Arbeitszeit kannst du folgende Abwesenheiten erfassen:

• Krank
• Urlaub
• unbezahlter Urlaub
• Schlechtwetter
• Bildung
• Kurzarbeit
• Feiertag
• Sonstiges

Für Urlaub, unbezahlten Urlaub, Krank und Feiertage kannst du auswählen, ob du einen ganzen Tag oder einen halben Tag einträgst. Das System berechnet automatisch die Stunden, die laut deinem Arbeitszeitmodell an diesem Tag vorgesehen waren.

Für Schlechtwetter, Bildung, Kurzarbeit und Sonstiges hast du zwei Optionen:

• Ganztägig: Das System nutzt die Stundenzahl aus deinem Arbeitszeitmodell. An Tagen, an denen du laut Modell frei hast, werden keine Stunden ausgewiesen.
  
  
• Stundenweise: Schalte die Ganztags-Option aus und gib Start- und Endzeit selbst ein – das geht auch an Tagen, an denen du normalerweise nicht arbeitest.

Hinweis: Bei Fragen zu deinem Arbeitszeitmodell wende dich bitte direkt an deinen Admin oder dein Büro.

Zeitenübersicht

1. Tippe unten auf "Zeiten", um alle Einträge zu sehen.
2. Wähle aus:
   • Aktuelle Woche: Alle Einträge dieser Woche
   • Ab morgen: Bereits geplante Einträge ab dem nächsten Tag
   • Bis heute: Alle Einträge aus der Vergangenheit

So behältst du jederzeit den Überblick über deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten.