Inhalt
Überblick
Du hast zwei Möglichkeiten, deine plancraft-Dokumente zu versenden:
- „Über plancraft freigeben“: Plancraft sendet eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
- „E-Mail-Programm öffnen“: In deinem E-Mail-Programm öffnet sich eine neue E-Mail und das Dokument wird automatisch heruntergeladen. Du musst es nur noch manuell an die E-Mail anhängen.
Option 1: „Über plancraft freigeben“
- Klicke im Editor auf das E-Mail-Symbol beziehungsweise in der Vorschau auf „Dokument freigeben“.
- Wähle „Über plancraft freigeben“ aus.
- Die Info-Box informiert dich über die Funktionalität. Möchtest du sie nicht erneut angezeigt bekommen, wähle „Nicht mehr anzeigen“ aus.
- Überprüfe nun noch die Eingabe des Hauptempfängers (wird automatisch von den Kundendaten übernommen), trage zusätzliche weitere Empfänger ein (deine E-Mail-Adresse wird automatisch übernommen) und bearbeite gegebenenfalls die Textbausteine aus deinen Voreinstellungen.
- Bei Klick auf „Senden“ wird eine E-Mail im Namen des Bearbeiters und des Firmennamens versendet. In dieser E-Mail befindet sich ein Link, über den die Empfänger Zugriff auf das Dokument haben.
Hinweis: Änderungen am Dokument werden nicht automatisch im freigegebenen Dokument angezeigt. Das Dokument muss erneut freigegeben werden.
Hinweis: Der Bearbeiter und die Firma werden als Adressat in den E-Mails angegeben. Als E-Mail-Adresse wird eine no-reply-Adresse von plancraft verwendet. Auf diese können die Empfänger nicht antworten. Über den Link in der E-Mail kommen die Empfänger aber auf eine Seite, in der neben dem Dokument auch die Kontaktdaten des Bearbeiters und der Firma (falls hinterlegt) angegeben sind. So kann deine Kundschaft direkt mit dir in Kontakt treten.
Option 2: „E-Mail-Programm öffnen“
- Klicke im Editor auf das E-Mail-Symbol beziehungsweise in der Vorschau auf „Dokument freigeben“.
- Wähle „E-Mail-Programm öffnen“ aus.
- Die Info-Box informiert dich über die Funktion. Möchtest du sie nicht erneut angezeigt bekommen, wähle „Nicht mehr anzeigen“ aus.
- Bei Klick auf „PDF herunterladen und fortfahren“ wird das Dokument als PDF heruntergeladen und es öffnet sich eine neue E-Mail in deinem E-Mail-Programm. Der Adressat, der Betreff und die Textbausteine aus deinen Voreinstellungen werden übernommen. Du musst nur noch das Dokument anhängen.
Hinweis: Eine neue E-Mail kann nur über dein E-Mail-Programm geöffnet werden, wenn:
- das E-Mail-Programm als App auf deinem Gerät (zum Beispiel deinem PC) existiert (nicht im Browser).
- das E-Mail-Programm als Standard E-Mail-Programm eingestellt ist.
Sendestatus
Hast du dein Dokument über plancraft freigegeben, bestätigen wir dir den erfolgreichen Versand der E-Mail und kennzeichnen das Dokument als "Freigegeben". Legst du die Maus auf den Status, siehst du zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel das Sendedatum.
Wurde das Dokument über den Link von dem Hauptempfänger geöffnet, ändert sich der Status zu „Geöffnet“. Auch hier kannst du sehen, wann es geöffnet wurde, wenn du die Maus auf den Status bewegst.
Konnte die E-Mail nicht zugestellt werden, erhältst du ebenfalls einen Hinweis - der Status zeigt „Fehlgeschlagen“ an. Gründe dafür können sein:
- Falscher Empfänger (Tippfehler)
- Probleme mit dem E-Mail-Postfach des Empfängers (Postfach voll, Mail-Server down etc.)
- Probleme mit deiner Internetverbindung
Wir informieren dich zusätzlich per E-Mail, wenn eine Mail nicht zugestellt werden konnte.
Darüber hinaus versucht plancraft bei bestimmten Zustellungsfehlern weitere Zustellversuche (zum Beispiel, wenn der E-Mail-Server deines Kunden kurzzeitig keine E-Mails empfangen konnte), sodass eine zunächst fehlgeschlagene E-Mail später gegebenenfalls doch noch versendet wird.
Ist nach 24 Stunden weiterhin das Label "Fehlgeschlagen" erkennbar, sind alle Zustellversuche gescheitert. Tritt bitte mit deinem Empfänger in Kontakt.