Kontakte mit mehreren Empfängern erstellen
Schritt 1: Erstelle einen neuen Kontakt
Zuerst musst du dafür in der Navigationsleiste links, auf den Reiter Kontakte gehen und oben rechts auf den Button „Neuer Kontakt“ drücken. Daraufhin öffnet sich eine Auswahl zwischen Person und Organisation. In diesem Fall wollen wir eine Organisation erstellen und wählen diese aus.
Es öffnet sich ein Formular, in dem die wichtigsten Informationen der Organisation hinterlegt werden können. Unter der Überschrift "Empfänger" besteht die Möglichkeit, mehrere Empfänger hinzuzufügen, die der Organisation untergestellt sind.
Wichtig: mehrere Empfänger können die gleiche Adresse haben, aber auch unterschiedliche. Lege dazu einfach mehrere Adressen oben an und kombiniere bei den Empfängern frei nach Wahl.
Schritt 2: Empfänger anpassen
Die Empfänger bieten dir die Möglichkeit, auch komplexe Anschriften einfach zu hinterlegen. Ingesamt stehen dir neben der Adresse 4 weitere Zeilen zur Verfügung. Auch die graue Zeile lässt sich bearbeiten, wird jedoch nicht empfohlen, da sie für die Anrede in Mails etc. verwendet wird.
Schritt 3: Organisationen im Projekt einfügen
Wenn du ein neues Projekt erstellst und das Projekt einem Kontakt zuweisen willst, kannst du jetzt auch nach der Organisation suchen und es werden dir alle möglichen Empfänger innerhalb der Organisation angezeigt. Anschließend kannst du dem Projekt eine Organisation mit dem verantwortlichen Empfänger zuweisen.
Schritt 4: Empfänger innerhalb eines Dokumentes anpassen
Solltest du nun in einem Dokument arbeiten, kannst du auch unabhängig vom Projekt, den Empfänger für das jeweils vorliegende Dokument individuell anpassen. Dies geschieht, indem du die aktuellen Empfänger im Dokument selbst löschst und in der erscheinenden Suchleister nach der Organisation suchst und den richtigen Empfänger auswählst.
Durch die Möglichkeit Organisationen zu erstellen, erscheint der Kundenstamm wesentlich durchsichtiger und aufgeräumter, damit das Arbeiten mit Plancraft noch einfacher wird.