Plancraft automatisiert den Status von Rechnungen komplett.
Das einzige, was du tun musst, ist, deine eingegangenen Zahlungen sowie ggf. Skonto und Sicherheitseinbehalt im Zahlungsbereich zu hinterlegen. Plancraft zeigt dir dann automatisch an, ob die Rechnung noch offen, bereits vollständig bezahlt oder überfällig ist.
Automatischer Status
OFFEN: Eine Rechnung ist offen, wenn sie fertiggestellt wurde (eine Dokumentnummer hat) und das Datum des Zahlungsziels nach dem jeweils aktuellen Tag liegt (bzw. der Tag gleich ist) und der offene Betrag noch über 0,00 € liegt.
ÜBERFÄLLIG: Eine Rechnung ändert ihren Status von offen auf überfällig, sobald das Datum des Zahlungsziels vor dem jeweils aktuellen Tag und der offene Betrag noch über 0,00 € liegt.
BEZAHLT: Eine Rechnung hat den Status bezahlt, wenn die offenen Forderungen = 0,00 € sind.
Zahlungen hinterlegen
Um den Zahlungsbereich aufzurufen hast du 2 Optionen:
- Über das Projekt und die drei Punkte
- Über den Bereich Rechnungen (links in der Menüleiste)
Zahlungen hinzufügen
Durch das Hinterlegen von Zahlungen zu einer Rechnung kannst du den offenen Betrag verringern, bzw. die Rechnung als bezahlt markieren. Du kannst mehrere Zahlungen eintragen, das Datum der Zahlung hinterlegen und, bei Angabe von deinen Kontodaten in den Einstellungen (Layout), die Bank auswählen, auf die das Geld eingezahlt wurde.
Wenn du Zahlungen hinzufügst, wird automatisch der offene Betrag eingesetzt. Du kannst den Betrag jedoch ändern.
Skonto gezogen?
Wenn dein Kunde Skonto gezogen hat, solltest du diese Option zuerst anwählen, bevor du Zahlungen einträgst. Hier wählt Plancraft als Voreinstellung deine Angabe aus der Rechnung.
Sicherheitseinbehalt gezogen?
Wenn dein Kunde einen Sicherheitseinbehalt vorgenommen hat, solltest du diese Option zuerst anwählen, bevor du Zahlungen einträgst. Hier wählt Plancraft als Voreinstellung deine Angabe aus der Rechnung. Das kleine Schloss zeigt dir in der Rechnungsliste an, dass ein Sicherheitseinbehalt eingetragen worden ist.
Rechnungsabzüge / Korrekturen
Deine Rechnung wude gekürzt oder du hast dich mit dem Kunden auf einen anderen Betrag geeinigt? Streng genommen müsste eine Stornierung und Neuausstellung der Rechnung stattfinden. Wenn die Kürzung, z. B. durch den Architekten handschriftlich kenntlich gemacht und unterschrieben wurde, wird diese Rechnung in der Praxis oft auch akzeptiert. Leider bietet Plancraft aktuell keine explizite Möglichkeit Kürzungen darzustellen. Aktuell kannst, müsstest du die Kürzung als Zahlung hinterlegen und unten im Feld "Notiz" eine Notiz hinterlege. Da Plancraft auch keine Zahlungsinformationen an DATEV übermittelt, ist diese Vorgehensweise in Ordnung.