XRechnungen in plancraft

In diesem Artikel erfährst du alles Rund um das Erstellen von E-Rechnungen in plancraft

Auch wenn viele Auftraggeber vielleicht erst im Laufe der nächsten 2 Jahren von euch E-Rechnungen verlangen, seid ihr schon heute mit plancraft in der Lage eine E-Rechnung (XRechnung) zu erstellen.

Was eine E-Rechnung und was die E-Rechnungspflicht bedeutet, findest du hier:

⮕ E-Rechnungspflicht ab 2025

Wann brauchst du eine XRechnung ?

Für Privatkunden wirst du nie eine E-Rechnung benötigen. Hier kannst du wie gewohnt deine Rechnung als PDF oder per Post versenden.

Behörden und Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor verlangen teilweise schon seit Jahren eine XRechnung. Diese musst du nicht mehr mühsam in einem anderen Programm erstellen, sondern kannst die in plancraft erstellte Rechnung einfach als XRechnung herunterladen.

Im Unternehmensbereich wird dir in der Regel dein Auftraggeber mitteilen, ob oder ab wann er eine E-Rechnung von dir benötigt. Da es noch eine Übergangsfrist bis 2027 gibt, solltest du dich lieber vorher mit deinem Auftraggeber abstimmen, bevor du etwas verschickst, das ggf. nicht korrekt verarbeitet werden kann.

Pflichtangaben für eine XRechnung

Im Vergleich zu einer Rechnung im PDF-Format kannst du bei einer E-Rechnung kein Briefpapier hinterlegen. Daher kann es erforderlich sein, dass du einige Unternehmensdaten in den Einstellungen bei plancraft einmalig nachtragen musst, um eine XRechnung herunterladen zu können.

Wichtig ist, dass wir immer die folgenden Daten von dir in die XRechnung übergeben können:

deine vollständige Unternehmensadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
deine Bankverbindung
deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

☝️ Bitte beachte: Falls du Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG bist, trage dies am besten im Feld für die Steuernummer ein, damit auch du XRechnungen herunterladen kannst.

Wenn du eine XRechnung an Behörden oder den öffentlichen Sektor sendest, sind einige Angaben wie die Leitweg-ID und manchmal die Lieferantennummer zwingend erforderlich. Diese Informationen erhältst du von deinem Auftraggeber.

Um dir die Arbeit zu erleichtern, kannst du diese Angaben auf der Kontaktebene dauerhaft hinterlegen. Dadurch musst du die Daten beim Herunterladen von XRechnungen für diesen Kontakt nicht jedes Mal neu eingeben.

Es kann auch vorkommen, dass dein Auftraggeber weitere Angaben wie eine Auftragsnummer oder die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners benötigt. Diese Informationen kannst du beim Herunterladen einer XRechnung angeben, wenn sie für deinen Auftrag relevant sind, es ist aber nicht zwingend erforderlich.

XRechnung herunterladen

Du kannst eine XRechnung nach der Fertigstellung deiner Rechnung hier herunterladen:

direkt im Editor
über das Drei-Punkte-Menü der Rechnung in der Rechnungsliste
über das Drei-Punkte-Menü in der Projektübersicht

Damit eure Auftraggeber auch die PDF-Rechnung erhalten und einsehen können, hängen wir diese immer technisch an die XRechnung an. Mit einem E-Rechnung-Tool wie z. B. Quba oder anderen Eingangsrechnungsprogrammen, die auch XRechnungen verarbeiten können, kann der PDF-Anhang dann geöffnet werden.

E-Rechnung öffnen und anschauen

💡 Empfiehl deinen Auftraggebern gern den Viewer „Quba“. Das Programm ist kostenfrei, funktioniert auf allen Betriebssystemen und kann sowohl XRechnung als auch ZugFeRD anzeigen.

⮕ Zum E-Rechnungs-Viewer (Quba)

Ausblick 2025

Folgende Anpassungen haben wir noch für XRechnungen vorgesehen

Versand von XRechnungen direkt über plancraft
Export von mehreren XRechnungen für eure Buchhaltung oder Steuerberatung

Du hast noch ungeklärte Fragen um das Thema E-Rechnungen?
Schreib uns einfach eine E-Mail an support@plancraft.de .